Você tem dificuldades de gerir um projeto? Não sabe como se organizar? Tem problemas em criar um plano de ação efetivo? Já ouviu falar sobre 5W2H? Nesse post você vai entender melhor sobre essa ferramenta e como ela pode te ajudar na execução de seus projetos.
O QUE É:
Criado no Japão em meados da década de 50, o 5W2H é uma ferramenta de gestão baseada nas respostas de sete perguntas essenciais para estruturação de um plano de ação, sendo elas: o que será feito (what), por que fazer (why), onde fazer (where), quando (when), por quem (who), como será feito (how) e quanto custará (how much).
Dessa forma, essa metodologia permite avaliar, acompanhar e garantir que as atividades envolvidas em um projeto sejam desempenhadas de forma clara e efetiva pelos profissionais envolvidos. Portanto, o 5W2H é uma estratégia inteligente para tornar a tomada de decisão mais fácil e assertiva e, assim, alcançar os objetivos almejados pela empresa.
PARA QUE SERVE:
A metodologia 5W2H possibilita uma compreensão ampla do problema, analisando de diferentes perspectivas o ambiente que a empresa está inserida, o que resulta na otimização do tempo, produtividade e redução de recursos materiais e financeiros.
Ou seja, essa ferramenta tem como finalidade desenvolver um mapa de ação para nortear de maneira eficiente e eficaz as atividades envolvidas em determinado projeto.
SIGNIFICADO DA SIGLA:
Já vimos quais são as perguntas que formam a sigla 5W2H, mas agora vamos entendê-las mais profundamente.
- WHAT (o que será feito): essa indagação consiste em determinar, de maneira objetiva, quais serão as ações necessárias para alcançar o objetivo desejado.
- WHY (por que fazer): nesse momento é determinado o propósito do projeto, sendo necessário buscar justificativas legitime sua execução.
- WHERE (onde fazer): aqui deve-se estabelecer em qual ambiente, seja ele físico ou virtual, que as ações irão ocorrer.
- WHEN (quando): esse pilar determina qual o cronograma que deverá ser seguido, de modo a determinar o prazo e data de entrega.
- WHO (por quem): neste ponto é delegada às funções que envolvem o projeto, ou seja, é definido qual tarefa cada membro irá executar.
- HOW (como será feito): esse momento consiste em definir, resumidamente, o passo a passo que vai operacionalizar esse plano de ação.
- HOW MUCH (quanto custará): por último, é determinado qual será o orçamento disponível e necessário para realizar o projeto.
Certo, mas como colocar em prática o 5W2H?
COLOCANDO EM PRÁTICA O 5WH2:
O primeiro passo para ser efetivo na aplicação do 5W2H é conseguir identificar o que é necessário ser aprimorado em seu projeto, ou em sua empresa, ou em algum processo para posteriormente selecionar a melhor estratégia a ser aplicada.
Um método difundido e utilizado pelas corporações de diferentes portes para encontrar pontos de melhoria é a Análise SWOT. A análise SWOT é uma ferramenta que possibilita estudar a influência do ambiente externo no ambiente interno. Ao aplicar esta metodologia na sua empresa, é possível identificar o que é necessário ser modificado internamente para ser mais competitivo no mercado.
O segundo passo para colocar em prática o seu plano de ação, é pensar em soluções para o problema que foi identificado anteriormente. Um método muito eficiente que facilita nessa etapa, é o Brainstorming.
Brainstorming
Em português, brainstorming significa chuva de ideias. Essa ferramenta é capaz de envolver uma equipe e centrá-la em torno de um mesmo objetivo, e a partir disso obter soluções inovadoras e brilhantes. O inegociável para o sucesso dessa metodologia, é de dar liberdade para os colaboradores para que estes consigam propor ações sem que essas sejam criticadas e selecionadas inicialmente.
- Veja e entenda: O que é brainstorming e as 9 melhores técnicas para a tomada de decisões inteligentes
O terceiro passo é selecionar a estratégia mais aplicável para o seu problema. Para isso, sugerimos a utilização da Matriz Esforço x Impacto.
A Matriz Esforço x Impacto é uma forte ferramenta de gestão de tempo utilizada para priorização de tarefas. Por meio dessa metodologia é possível dividir as atividades em 4 grupos, classificando-as de acordo com o impacto gerado e o esforço despendido. O ideal para uma ação, é se encontrar no quadrante de menor esforço e maior impacto. Com essa ferramenta, é possível identificar as soluções mais viáveis para o seu negócio.
- Acesse também: PLANILHA: Matriz Impacto x Esforço
A partir disso, você está preparado para o quarto passo, inserir e destrinchar todas as informações que compõem a sua estratégia no 5W2H.
- Utilize: [Planilha]: 5W2H
EXEMPLIFICANDO:
Para demonstrar na prática um plano de ação traçado, selecionamos o caso de uma empresa que está passando por dificuldades em converter e convencer o seu cliente a comprar seus produtos e serviços. O plano de ação selecionado e destrinchado pela equipe foi:
O que será feito (What):
Desenvolver um Perfil de Cliente Ideal (ICP) para o mercado pretendido.
Por que será feito (Why):
Para conseguir ser mais assertivo na maneira de prospectar e quais soluções oferecer para o cliente.
Onde será feito (Where):
Google ads e planilhas.
Quando será feito (When):
A pesquisa de mercado irá se iniciar a partir da semana que vem, e a elaboração do ICP ocorrerá após duas semanas de pesquisa.
Por quem (Who):
A pesquisa de mercado e o ICP serão produzidos pelo gerente de Inteligência Comercial.
Como será feito (How):
O gerente de Inteligência Comercial irá formular as perguntas que comporão o formulário da pesquisa de mercado. Posteriormente, será feita uma campanha paga para obter as informações do público alvo. A partir disso, o gerente de Inteligência Comercial irá destrinchar essas informações na planilha modelo de ICP.
Quanto irá custar (How much):
Contudo, Para alcançar 400 pessoas durante duas semanas será necessário um investimento de R$ 2.000,00.
Ficou fácil montar um plano de ação para a sua empresa agora? Quer saber mais como aplicar isso em grande escala para obter grandes resultados? Entre em contato conosco!
