Toda empresa caminha rumo a um objetivo e os KPIs são ferramentas fundamentais para alcançá-lo. Sendo assim, a escolha de indicadores-chave é um processo muito importante e que deve ser totalmente compreendido por todos na empresa a fim de garantir a conquista da meta. Por este motivo, entender qual KPI a ser utilizado é o que tornará sua missão completa, evitando perda de foco.
Mas afinal de contas, o que são KPIs? Bom, a sigla vem do inglês Key Performance Indicator que no português significa Indicador-chave de performance. Tá, mas o que quer dizer isso na prática? Basicamente, são os indicadores que serão medidos a fim de saber como está a empresa, porém existem milhares deles e cada organização possui suas próprias intenções, o que significa que há a necessidade de fazer uma análise detalhada em cada empresa a fim de classificá-los.
Por que utilizar os KPIs?
Agora que você já entendeu o que são KPIs e como eles funcionam, vamos entender a parte prática. Imagine que você possui uma loja física e uma loja virtual de sapatos. Ao ter dois pontos de venda, a primeira coisa que deve ser feita é verificar qual vende mais. A partir daqui surgem duas diretrizes. A primeira é entender porque um meio está melhor que o outro e potencializá-lo para que venda ainda mais. A segunda é elaborar metodologias para que este aumente seus números, não sendo necessário ser o mais eficaz, apenas obtenha melhorias.
Para esta compreensão utilizaremos os KPIs. Logo, cada loja terá seus KPIs ainda que sejam da mesma empresa. Para a loja virtual é fundamental:
- Número de visitas na página
- Os produtos mais vendidos
- Percentual de conversão de visitas em vendas
- Número de vendas em relação ao ponto físico
- Tempo gasto na página
- Índice de recompra
Assim, nos dias de hoje é muito difícil manter um negócio virtual sem a utilização do tráfego pago, que são anúncios feitos em páginas da internet. A empresa paga para que as grandes plataformas exibam suas publicidades, o que permite um longo e nichado alcance, ao direcioná-las para seu público alvo. No tráfego pago, surgem novos KPIs, como o custo de aquisição de cliente (CAC), quantas visitas ocorreram a partir do anúncio e não de forma orgânica, qual o seu market share.
Já para a loja física, os KPIs sofrem algumas mudanças. O ideal é que fosse medida a taxa de conversão de clientes contabilizando os clientes que entram na loja e os que de fato compram algo. Entretanto isso se torna complexo, uma vez que haveria a necessidade de que um funcionário anotasse manualmente tais dados, ou então de que houvesse algum tipo de sistema eletrônico, tal qual uma catraca ou um sensor, o que significaria recursos sendo gastos de forma não muito eficiente.
Então, quais são os KPIs ideais? Uma loja física possui, obviamente, custos maiores, como aluguel, energia, salário dos vendedores, decoração e outros a depender da proposta da loja. Fato é que elas possuem um custo fixo e é justamente a partir dele que surge o primeiro KPI: o percentual do faturamento gasto com custo fixo. A partir daí, obtém-se o percentual de vendas por vendedor, fluxo do estoque, quantidade de trocas e devoluções e rotatividade dos colaboradores.
Note que alguns KPIs são iguais, tal qual o índice de recompra e os produtos mais vendidos. Contudo, isso irá gerar um novo KPI, este por sua vez estratégico, pois será responsável por definir o foco da empresa.
Importante ressaltar que aqui não adentramos na qualidade do produto, porque isso restringiria muito a nossa análise, porém você deve se atentar sempre ao quanto ele está, de fato, atendendo aos requisitos dos seus clientes. Um dos melhores KPIs para isso seria o índice de recompra, com a exceção de um produto/serviço único. Por exemplo, um carro ou uma casa que não são algo que as pessoas compram várias vezes. Como serviço podemos citar, um conserto de uma televisão ou então um pintor, já que você não os contrata frequentemente.
Como criar um KPI?
1. Quais são suas metas e objetivos?
Ao entender que os KPIs são recursos que possibilitam a você fazer uma análise dos processos envolvidos no funcionamento do seu negócio, entende-se também que eles podem ser utilizados como forma de mensurar e analisar suas metas empresariais e objetivos.
Se a meta é aumentar a porcentagem de vendas do seu e-commerce, um bom KPI a ser criado é o que relaciona a quantidade de visitas ao site ao número de vendas, por exemplo.
Afinal, os indicadores precisam de ser úteis para analisar se os processos estão alinhados aos objetivos e metas da sua empresa.
2. Quais processos da sua empresa precisam de monitoramento?
Tendo suas metas e objetivos traçados, é importante que os processos e setores relacionados a eles sejam os escolhidos para serem avaliados e monitorados por meio dos KPIs.
A ideia aqui é que você saiba se os alvos dos indicadores estão contribuindo, de fato, com o planejamento estratégico da sua organização.
Ao adotar tal estratégia, você obterá informações realmente úteis para as tomadas de decisão quanto aos rumos do seu negócio.é de importante que você saiba também que os KPIs não são apenas indicadores financeiros, podendo ser úteis para avaliar ações de marketing, satisfação dos clientes e atrasos nas entregas, por exemplo.
3. Quais indicadores de KPI escolher?
A melhor forma de escolher indicadores eficientes é utilizando a metodologia SMART, que estabelece os seguintes critérios para eles:
- Específico (Specific)
- Mensurável (Measurable)
- Alcançável (Attainable)
- Relevante (Relevant)
- Prazo (Term)
Além de utilizar essa metodologia, uma recomendação importante é que você não crie uma grande quantidade de KPIs, já que isso pode fazer com que sua análise se torne confusa e pouco eficiente. Aqui, é melhor focar na qualidade e não na quantidade.
4. Como realizar a coleta e análise dos dados?
Nessa etapa, você irá definir a metodologia para coletar e analisar os dados. Para isso, precisa de estabelecer três elementos principais:
- Coleta de dados
Aqui, você deve pensar em como as informações obtidas pelo KPIs serão reunidas e armazenadas. Isso pode acontecer por meio de um sistema ERP automatizado que gera relatórios prontos, ou por meio de um profissional que realiza a coleta e registro dos dados manualmente.
É importante que você tenha em mente, na hora de tomar essa decisão, que um sistema automatizado normalmente aumenta a confiabilidade dos dados.
- Responsável
Independentemente do tamanho da sua organização, é fundamental que você determine uma pessoa responsável pela organização, coleta e análise dos KPIs.
- Periodicidade
Por último, você precisa definir de quanto em quanto tempo haverá uma análise dos KPIs estabelecidos.
Não existe uma regra, a escolha varia conforme a frequência de novos dados e a capacidade de coleta das informações.
Por isso, o mais importante é que você não deixe de se atualizar sobre os indicadores de desempenho da sua empresa.
5. Como acompanhar os resultados de KPI?
Assim como vimos no tópico anterior, é essencial que a análise dos dados seja realizada de forma constante.
Para isso, você pode se reunir com a sua equipe, discutir os resultados, comparar com análises anteriores para avaliar se as metas e objetivos estão sendo cumpridos.
O acompanhamento frequente dos indicadores fará com que você esteja frequentemente em contato com os resultados do seu negócio, o que incentiva novas ideias e soluções para o seu desenvolvimento constante.
Agora que você já sabe tudo sobre os KPIs, já pode embarcar nessa jornada e gerar mais soluções para o seu empreendimento.
Contextualizando o KPI…
Em resumo, os KPIs são ferramentas que podem, além de te proporcionar uma visão mais clara acerca do desempenho da sua organização, contribuir com a sua evolução constante. Para isso, a escolha estratégica dos KPIs certos é essencial. Dessa forma, os seus indicadores te permitirão medir, monitorar e aprimorar o desempenho do seu negócio.
Ao priorizar as metas e objetivos empresariais na criação dos indicadores de desempenho, estaremos impulsionando a eficiência operacional, a tomada de decisões embasadas e o crescimento sustentável do seu negócio.
Por fim…
Contudo, temos que reconhecer a existência de dificuldades inerentes à criação de KPIs significativos. Uma análise equivocada pode levar a uma decisão que prejudicará o alcance das suas metas e a evolução dos seus processos. Diante disso, buscar por uma assistência especializada é uma excelente alternativa, uma vez que consultores e profissionais da área podem te oferecer uma análise mais apurada sobre as necessidades do seu negócio e informações mais individualizadas acerca de todo o processo que envolve desde a criação, até o monitoramento de um KPI.
Sendo assim, optar por esse serviço tornará as suas tomadas de decisão mais seguras, o que melhora significativamente os resultados de implantar essa ferramenta na sua organização e maximiza sua eficiência.
Para potencializar o poder transformador dos KPIs no seu empreendimento, faça um diagnóstico gratuito conosco. Entre em contato para entender melhor as necessidades da sua empresa e a partir disso, desenvolver os KPIs ideais para ela.
