O Mapeamento de Processos é uma ferramenta de extrema importância em qualquer empresa e/ou organização que necessita de uma visão macro de todo seu fluxo de trabalho. Além de conseguir apontar possíveis melhorias no seu processo, com esse método é mais claro as possíveis situações de erro e lacunas que impediriam o sistema de funcionar adequadamente. Entretanto, como o mapeamento de processos acontece em ambientes de saúde, como clínicas e hospitais?
Como aplicar um Mapeamento de Processos Hospitalar
O hospital tem como “produto final” um serviço de qualidade e de bem estar para seus pacientes. Dessa forma, todos os processos objetivam um ambiente hospitalar seguro, ágil e eficiente no que se propôs. Nesse sentido, é imprescindível que a jornada do paciente, cumprimento de protocolos hospitalares e sequência lógica dos fluxos hospitalares sejam bem compreendidos e documentados. Portanto, o mapeamento de processos se torna uma ferramenta incrível que objetiva justamente tais pontos abordados.
O mapeamento deve ser feito de forma a deixar claro quais os cargos do hospital. Logo, quais são os procedimentos operacionais padrões (POP) e quais são as instruções de trabalho (IT) de cada cargo do hospital. Por exemplo, para um cargo de enfermeira, devem haver IT’s a respeito da higienização dos equipamentos e sobre aplicações de medicamentos. Esses procedimentos, se mapeados, deixarão muito mais claro qual o procedimento a ser seguido e qual o padrão de qualidade exigido para o mesmo.
Existem diversos problemas que podem surgir nesse tipo de organização, e a maioria deles impacta diretamente na eficiência em que o hospital consegue atender os seus pacientes. Por exemplo, caso não haja um procedimento padrão na recepção dos que precisam ser atendidos, é muito provável que isso implique em uma demora no atendimento dessas pessoas e consequentemente uma acumulação de novas pessoas que precisarão ser atendidas, ou seja, uma concentração de demanda na entrada do hospital. Além de isso impactar diretamente no fluxo natural de pessoas num hospital, é algo que atinge diretamente a saúde dos pacientes, pois não receberiam o atendimento em tempo adequado e poderiam inclusive agravar a sua situação.
A Implementação do Mapeamento de Processos Hospitalar
Para a aplicação de um Mapeamento de Processos em um hospital ou em qualquer instituição de saúde, é fundamental estar atento, e ter ciência de todos os fatores que influenciam diretamente na qualidade e na segurança dos serviços prestados. Tais fatores englobam pontos como:
- Atendimento;
- Conforto do ambiente e limpeza;
- Horário de funcionamento;
- Preço;
- Burocracia na execução de processos;
- Estoque de recursos, equipamentos e medicamentos;
- Demanda e fluxo de operações.
Ademais, é de suma importância ter um conhecimento detalhado de como funcionam todos os processos do hospital, de quais profissionais e recursos são dependentes, qual o fluxo de funcionamento e o objetivo daquela atividade. Dessa forma, a leitura desses procedimentos a partir de uma visão sistêmica, pode ser facilitada a partir da aplicação de um 5W2H, que proporciona responder questionamentos que trazem indicadores relevantes na estrutura do processo. Tais questionamentos são: Por quê? Para quem? Por quem? Onde? Como? Quando?
Para aprofundar seus conhecimentos sobre o método 5W2H, acesse o material elaborado pela Soluções Consultoria.
O Desenvolvimento do Mapeamento de Processos
O desenvolvimento do Mapeamento de Processos se inicia a partir da definição da estrutura organizacional do hospital, nesta etapa são realizadas entrevistas e coletas que objetivam identificar todos os cargos e funcionários e suas respectivas funções e atividades dentro da instituição de saúde. Assim, as obrigações de cada um daqueles dentro do processo ficam claras, o que é imprescindível para facilitar o bom entendimento de como o trabalho de cada colaborador influencia no dos colegas de trabalho e no funcionamento do hospital como um todo.
Na sequência, faz-se necessário compreender o funcionamento de cada processo e atividade na prática, nesta fase é interessante visitar presencialmente o hospital e acompanhar o dia a dia dos profissionais, coletando e entendendo detalhadamente como cada processo é realizado.
Documentos Operacionais
Desse modo, a partir do conhecimento de todos os processos do hospital, é possível desenvolver documentos operacionais que ajudarão a padronizar todas as atividades, diminuir os gargalos e facilitar a transição de funcionários. Esses documentos são as IT’s (Instruções de Trabalho), POP’s (Procedimentos Operacionais Padrões), Fluxogramas e Documentos de Descrição de Cargos.
A título de exemplo, a imagem abaixo explicita o Fluxograma de um processo de identificação de prioridade de atendimento.
A metodologia BPMN pode ser aplicada na elaboração das documentações, exibindo as informações através de ícones e formas padronizadas. Dessa forma, elabora um diagrama ilustrativo com os dados que foram colhidos durante o mapeamento, englobando todas as partes envolvidas no processo e destrinchando suas funções em cada etapa. Ademais, a utilização de softwares ERP voltados para área da saúde pode agregar ao conhecimento, e na estruturação e desenvolvimento do projeto de mapeamento de processos hospitalares.
Para enriquecer seu conhecimento sobre o Mapeamento de Processos, acesso o conteúdo exclusivo sobre o tema: Saiba mais sobre o Mapeamento de Processos.
A importância do Mapeamento de Processos
Ter processos organizados, mapeados e entendidos é extremamente importante para qualquer empresa, de qualquer segmento. Desse modo, a padronização de funções e atividades garante a consistência na tomada de decisão, a eficiência na execução e um ambiente mais organizado e saudável. No caso dos hospitais, o mapeamento de processos, surge como uma maneira de melhorar o cuidado, otimizando a experiência do paciente e fazendo com que ele tenha mais segurança no ambiente hospitalar, já que tem sua jornada compreendida de ponta a ponta, o que acarreta diretamente em uma qualidade assistencial superior.
Por uma visão mais administrativa, fazer o gerenciamento dos processos, permite uma fundamentação maior para tomar decisões complexas. Ademais, contribui para redução de gastos e desperdícios, otimizando assim, a sustentabilidade financeira e a utilização de recursos.
Portanto, o mapeamento de processos hospitalares serve como uma ferramenta que facilita o entendimento dos problemas que podem impactar diretamente na jornada ideal. Além disso, torna o fluxo de trabalho muito mais visual, entendendo quais etapas precisam ser percorridas para que o final ideal seja alcançado.
Benefícios Esperados
Dentre os principais benefícios do mapeamento de processos hospitalar podemos elencar:
- Facilita a visualização ao gestor hospitalar de todas as etapas dos processos, em que eles estão ocorrendo com fluidez e onde não estão, e quais os melhores e os piores indicadores;
- Otimiza a saúde financeira do hospital e diminui o desperdício de recursos;
- Permite a análise de dados e dos processos e correção de erros, melhorando o processo de tomada de decisão;
- Reduz as burocracias e tempos de atendimento, já que melhora a experiência do paciente e garante um percurso muito mais coordenado e organizado;
- Identifica a utilização de recursos financeiros, humanos, materiais e auxilia na redução de desvio ou mau uso;
- Descobre os gargalos do hospital, identificando os erros de processos, e eventos que podem complicar a saúde e o atendimento dos pacientes;
- Padroniza e coordena processos para manter os profissionais sempre alinhados e organizados em torno de um objetivo, melhorando a comunicação entre as áreas;
- Propicia melhor qualidade na oferta dos serviços de saúde, contribuindo diretamente para o bem-estar dos pacientes e da sociedade.
Cuidados na realização
Primeiramente, a diligência na elaboração e execução do mapeamento de processos em hospitais e instituições de saúde é um ponto de extrema atenção. Assim, vale ressaltar que estamos lidando com um ambiente cauteloso, visto que está sujeito a diversos fatores nocivos à saúde daqueles que frequentam seu espaço. Desta forma, é importante que tenhamos o máximo de cuidado e atenção ao elaborar e estruturar os processos de um hospital, visto que estamos lidando com a saúde e a vida das pessoas.
Além disso, o profissionalismo, a responsabilidade e a busca pela excelência são fatores primordiais para um resultado eficiente do projeto final. Portanto, tendo em vista a importância desse setor, não deixe de procurar especialistas no assunto. Por isso, a Soluções Consultoria conta com uma equipe capaz de desenvolver esse papel, de maneira ética e responsável.
Viu como realizar um mapeamento de processos hospitalares é fundamental para atingir melhores resultados e garantir a saúde de todos os pacientes? Quer saber mais sobre sua implementação? Entre em contato conosco!
