Como parte de qualquer organização, é comum que hajam falhas ao longo do processo produtivo que, por consequência, diminuem a produtividade de um negócio. Assim, uma forma de se buscar a otimização de uma empresa é analisar cada processo envolvido na cadeia de fabricação, buscando mitigar estas falhas. Desta forma, a gestão de processos se baseia em gerenciar um negócio através de uma visão geral do sistema, buscando otimizar a utilização de recursos e atingir um processo geral mais fluido.
Mas como, na prática, fazer uma gestão de processos atua diretamente na diminuição dessas falhas? Bom, é isto que lhe explicaremos nesta publicação. Nesta forma de gerenciamento, existem diversas etapas que, como um todo, atuam de forma eficaz para a eliminação dos obstáculos que impedem uma organização de se tornar de fato eficiente. Continue lendo e entenda como você pode aplicar esta estratégia em sua empresa e se tornar referência na sua região!
Como funciona uma Gestão de Processos na prática?
Também conhecida por BPM, a gestão de processos nada mais é do que um conjunto de práticas que tornará possível fazer uma boa administração do seu negócio, estabelecendo uma relação de otimização constante entre os processos.
Através do conhecimento da forma com que cada processo ocorre e se interliga com os demais processos, é possível encontrar falhas e gargalos da sua produção e entender quais atividades devem ser revisadas com o intuito de diminuir erros em sua cadeia interna.
Para isso, é necessário que se possua um bom mapa de processos. Somente assim pode-se ter uma visão sistêmica clara das operações da empresa, tornando possível encontrar os principais processos a serem modificados. Através de um mapeamento de processos é possível entender os responsáveis, a ordem de atividades e todos os detalhes para que cada parte da produção seja realizada.
Possuindo todos estes preparos para a aplicação de uma gestão de processos, poderemos estabelecer uma ordem lógica para a otimização dos mesmos. Desta forma, inicia-se uma análise de todos os processos, a fim de entender se eles realmente funcionam. A partir desta análise, o gestor terá noção de quais processos necessitam de uma revisão ou, até mesmo, quais devem ser criados.
Mas o que é um processo?
Antes de partirmos para as etapas de uma gestão de processos, é imprescindível garantir que falaremos a mesma língua. Um processo é definido por qualquer etapa da produção em que haja uma entrada (ou seja, insumos que serão utilizados para sua produção), os processos de transformação (as atividades que tornarão esses insumos em um produto) e a saída (os produtos finalizados).
Outro ponto importante é que os processos possuem uma hierarquia entre si. Cada processo é, na verdade, um conjunto de subprocessos. Assim, existem processos que abrangem mais atividades (geralmente processos que envolvem mais de um departamento do negócio), e outros que são extremamente específicos.
Desta forma, é possível analisar desde uma visão mais geral, até os mínimos detalhes. A amplitude que será utilizada para cada análise varia de acordo com o objetivo do gestor, podendo resultar em estratégias de melhoria mais específicas ou mais gerais.
Agora que você já sabe o que é uma gestão de processos e entende o conceito de processos, explicaremos cada etapa desta estratégia. Abordaremos também como cada uma delas auxilia diretamente na eliminação de falhas em seus processos organizacionais, tornando sua empresa ainda mais eficiente.
Etapas da Gestão de Processos
Sabendo dos conceitos iniciais e da importância de uma execução efetiva de Gestão de Processos, é necessário conhecer também as etapas por trás desse projeto para poder aplicá-lo em seu empreendimento.
1ª Etapa: Mapeamento
A etapa de mapeamento talvez seja a que demande maior esforço por parte do gestor e dos colaboradores da empresa. É por meio dessa etapa que todos os dados acerca das atividades realizadas em tal empreendimento serão coletados. Logo, algumas visitas técnicas são necessárias.
A coleta é feita da seguinte maneira: durante um tempo predeterminado, o responsável deve “atuar” como um colaborador da empresa, ou seja, ele deve entender tudo o que é feito e como é feito no cargo em questão. Para isso, o tempo e esforço requeridos nessa etapa variam muito de acordo com o número de atividades desempenhadas e o número de cargos avaliados.
Outra prática bastante comum durante o mapeamento é a divisão em subprojetos, caso a empresa tenha muitos setores e/ou desempenhe muitas funções.
2ª Etapa: Análise
Concluída a etapa de coleta, começa a etapa da compilação dos dados. Uma das maneiras de fazer essa compilação seria através de ferramentas chamadas POPs (Procedimento Operacional Padrão), que, resumidamente, são documentos descritivos utilizados para padronizar cada atividade de uma empresa.
3ª Etapa: Controle
Uma vez finalizados os POPs, o gestor passa a ter uma visão sistêmica das operações e, dessa forma, fica mais fácil controlar a execução de cada atividade. Tal controle pode ser realizado de diversas formas, como por exemplo, através da análise de Indicadores de Produtividade, os quais servem para entender quais processos estão menos eficientes e podem ser melhorados.
4ª Etapa: Melhoria
Tendo em mãos os dados coletados, os POPs estruturados e os indicadores preenchidos e analisados, a quarta e última etapa pode ter início: a etapa de melhoria. Esse é o passo mais importante em uma Gestão de Processos. Através da análise dos documentos anteriores, o gestor passa a ter o conhecimento necessário para, então, poder indicar melhorias em cada atividade desempenhada.
DICA: Uma boa forma de conseguir insights para melhorias seria buscando negócios similares na internet.
Vantagens da Gestão de Processos
À primeira vista, um projeto como este parece muito trabalhoso para poucos resultados aparentes. Entretanto, os benefícios da Gestão de Processos vão muito além de, simplesmente, padronizar as atividades de uma empresa, o que por si só já representa um ganho muito grande. Acontece que, tudo o que foi discutido até aqui gira em torno de um único objetivo: reduzir tempo improdutivo.
Imagine que você é um funcionário recém-contratado de uma empresa e que a pessoa que detinha todo o conhecimento acerca do seu cargo foi desligada. Você se sentiria perdido(a) nas primeiras semanas, certo?
Agora imagine a mesma situação sendo que, desta vez, você teria um longo acervo de POPs em seu notebook da empresa. As semanas que você gastaria aprendendo tudo do zero poderiam ser resumidas em poucos dias ou, até mesmo, horas.
E esse foi apenas um dos exemplos que fazem a Gestão de Processos ser tão importante. Empresas com alta rotatividade de funcionários, alta concentração de conhecimento da cadeia produtiva em poucos colaboradores e, ainda, falta de padronização das atividades, no geral, apresentam muito tempo ocioso em suas operações. Por isso é tão importante mapear e melhorar seus processos, a fim de aumentar a receita de sua empresa.
E agora, como iniciar?
Assim como em qualquer área da produção, na Gestão de Processos, existem muitas variáveis a serem consideradas. A falta de experiência na realização de um mapeamento pode resultar em processos não tão assertivos e, consequentemente, na ineficácia das soluções apontadas.
Portanto, caso tenha interesse em um realizar uma maior gestão dos processos da sua empresa e procura atingir todos os benefícios que essa ferramenta oferece, não hesite em contratar pessoas qualificadas para a realização deste serviço.
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