Você empreendedor, dono(a) de restaurantes e similares, já pensou em como expandir o negócio de vocês? Aumentar a produtividade, lucro e padronização dos produtos, sem necessariamente adquirir novos equipamentos ou se mudar para um novo local? Sabe o impacto que o mapeamento de processos pode causar no seu estabelecimento? Aproveite o conteúdo a seguir e descubra as respostas para todas essas perguntas!
Antes de tudo, temos que um mapeamento de processos é a identificação e documentação da sequência lógica das atividades que fazem parte de um processo. Estes processos juntamente com outros componentes, formam o fluxo de trabalho interno de uma organização. Dessa forma, podemos entender como este projeto pode afetar o desempenho e os resultados de um restaurante.
Processos em restaurantes
Nesse sentido, você pode estar se perguntando, onde em um restaurante eu vou ter processos para documentar e padronizar? Os restaurantes, assim como qualquer outra organização, realiza diversos processos para conseguir entregar o produto final ao cliente.
A princípio, é possível citar já o caixa como um ótimo exemplo de aplicação de padronização de processos. Como resultado, fica mais fácil de se entender a saúde financeira do seu negócio e ter uma maior confiabilidade dos dados coletados no caixa ao fim do expediente.
Alguns destes dados coletados são a quantidade vendida no dia, os custos de funcionamento, o número de vendas em cartão e dinheiro, os pratos com maior demanda, entre outras informações importantes. O estoque de matéria prima é um outro exemplo de local para se implantar a padronização de processos, para que seja mais fácil e confiável o controle e gestão dos recursos ali presentes, evitando assim perda de produtos, perda de qualidade e gastos desnecessários com armazenamento.
A cozinha é um local extremamente importante e o principal exemplo de aplicação de processos padrão. Ao mapear possível padronizar as quantidades utilizadas em cada prato, o tempo de cada etapa da preparação, a forma de preparar, apresentar e servir os pratos, mantendo assim uma marca do seu restaurante que com certeza irá ajudar na fidelização dos clientes.
Padronização e sua importância para os restaurantes
A partir da documentação das informações coletadas sobre os cargos, tarefas e atividades realizadas, é possível pensar em padronização. Para que se possa expandir um restaurante é extremamente importante ter seus processos padronizados. Quantas vezes você já não ouviu as pessoas dizerem que amaram um prato servido em um restaurante e que ao retornar ao mesmo restaurante em um outro momento e pedir o mesmo prato, ela não gostou tanto quanto da outra vez? Isso ocorre muitas vezes, por falta de padronização.
A padronização de processos é feita através da criação de ferramentas com instruções de como executar cada tarefa e operação. Essas são a IT (Instrução de Trabalho) e as POP’s (Procedimentos Operacionais Padrão). Com esses documentos, o restaurante vai garantir que sempre que o cliente pedir o prato que ele deseja, ele irá receber a refeição com a mesma qualidade, quantidade e sabor, independente do dia, horário ou unidade do restaurante ele esteja indo.
Alocação e qualificações
Melhorar a alocação de tarefas realizadas por cada funcionário, proporcionando maior equilíbrio na carga de trabalho também é possível com um mapeamento de processos. Desta forma não haverá funcionários sobrecarregados enquanto outros colaboradores estão ociosos, problema este que vários restaurantes enfrentam.
Esta alocação também visa colocar as tarefas mais complicadas com pessoas qualificadas para a realização das mesmas. Qualificações essas que o mapeamento de processos consegue identificar e recomendar se necessário alguns treinamentos.
Realização do mapeamento de processos e sua aplicação em restaurantes
Para realizar corretamente o mapeamento de processos em seu restaurante é fundamental seguir algumas etapas para que se alcance os benefícios esperados.
1ª Etapa: Alinhamento das partes envolvidas
Nessa primeira etapa o objetivo é realizar o alinhamento entre os responsáveis pelo mapeamento e os colaboradores do restaurante. Essa etapa é muito importante porque é necessário a colaboração e empenho de todos antes, durante e após o mapeamento.
2ª Etapa: Documentação de cargos
A etapa seguinte é para a identificação e documentação dos cargos existentes, as responsabilidades de cada cargo, quais atividades são executadas e como elas são realizadas dentro destes processos. Esta identificação e documentação é de extrema importância, para que seja possível visualizar como cada tarefa é feita na prática durante o dia a dia. Essa visualização permite padronizar os processos e as tarefas realizadas, delimitar os colaboradores responsáveis por cada tarefa, encontrar e reduzir ou até eliminar os gargalos, estimar custos, que futuramente seja possível pensar em formas de aprimorar a maneira de realizar as atividades e consequentemente transformar os processos.
3ª Etapa: Compreensão dos processos
Compreender todas as atividades realizadas dentro do restaurante para que se tenha uma visão geral do empreendimento é o objetivo desta etapa. Nela serão definidos e priorizados os processos que irão ser coletados e mapeados.
4ª Etapa: Confecção dos fluxogramas
Nessa etapa os processos priorizados serão esboçados graficamente através da confecção de fluxogramas para que seja possível ter uma visão sistêmica do que foi coletado até o momento. Os fluxogramas são muito importantes porque norteiam a próxima etapa e auxiliam na identificação de problemas e gargalos.
Veja também: Como é feito um fluxograma de processos
5ª Etapa: Documentação dos processos
Realizar coletas mais detalhadas das informações dos processos do restaurante é o que se propõem nesta etapa. Está incluso nesses processos o mapeamento de receitas, que visa reduzir a variabilidade dos pratos servidos pelo restaurante para garantir que o processo de produção seja realizado sempre da melhor maneira. Além disso, também está incluso desde o mapeamento das atividades de atendimento ao cliente até mesmo as atividades internas da cozinha. Essas informações devem ser organizadas em documentos como as IT (Instrução de Trabalho) e as POP ‘s (Procedimentos Operacionais Padrão).
6ª Etapa: Proposição de melhorias
A partir dos documentos gerados e observações das etapas anteriores tem-se uma visão geral dos processos do restaurante e assim perceber os pontos em determinadas atividades que podem ser melhorados e realizados de forma mais eficiente.
7ª Etapa: Acompanhamento e mensuração de resultados
Deve-se acompanhar o mapeamento de processos realizado para mensurar os resultados alcançados. Para potencializar esses resultados é fundamental que todos os colaboradores estejam envolvidos no processo e sigam a documentação que foi estruturada.
E agora, como começar?
Agora que você já sabe como o mapeamento de processos pode contribuir com o seu restaurante fica a dúvida de como começar. Todos os processos executados em um restaurante representam um grande volume de informações. Dessa forma, pode ser difícil distinguir quais deverão ser mapeados.
Definir quais as informações que deverão ser documentada é extremamente importante. Se isso não ocorrer, há o risco de realizar o mapeamento de forma muito sucinta ou muito detalhada, causando problemas no futuro.
Portanto, para que o seu restaurante tenha os seus processos estruturados corretamente e consiga atingir todos os benefícios dessa ferramenta, não hesite em contratar um serviço especializado para realizar o mapeamento de processos.
Ficou com dúvidas? Entre em contato!
