Você sente que precisa entender de forma mais clara como o seu negócio está operando para obter mais controle sobre ele? Acredita que ter uma melhor gestão de processos é a solução? Então leia esse post que você entenderá um pouco mais sobre como alcançar resultados que gerem valor para a sua padaria, por meio do mapeamento de processos!
O que é o mapeamento de processos?
Antes de mais nada, processos são conjuntos de atividades sequenciais realizadas em um negócio que gera valor. Sendo assim, mapear processos nada mais é do que ter a compreensão total das entradas (insumos) e saídas (resultados) do seu negócio, por meio de registros, padronização e remodelação dos processos de produção, para garantir que a execução das atividades seja realizada sempre da melhor forma e, assim, aumentar a produtividade e evitar desperdícios.
Aplicação de um mapeamento de processos em uma padaria
Agora que já sabemos o conceito, vamos para a prática! Para realizar um bom mapeamento de processos na sua padaria, é essencial que os funcionários entendam a importância dele e estejam empenhados em colaborar em todas as etapas, pois apenas dessa forma será possível obter bons benefícios.
1ª Etapa: Conhecimento da empresa.
Nesse momento é preciso compreender todas as atividades que são desenvolvidas dentro da empresa e definir quais serão os processos que serão mapeados. A dica é focar nos processos mais importantes!
2ª Etapa: Criação de mapas
Aqui deverá ser feito uma representação gráfica das etapas de cada processo definido, com todas as informações de insumos e resultado final esperado. Para isso, devemos fazer observações, entrevistas ou aplicar questionários com os funcionários.
3ª Etapa: Documentação dos processos
Nessa etapa, são descritas de maneira mais detalhadas as atividades executadas por cada funcionário, como por exemplo as receitas que cada um fica responsável.
4ª Etapa: Detecção de melhorias
Com todos documentos em mãos, é preciso avaliar o que está e o que não está funcionando nas etapas do processo, verificando as atividades que não estão agregando valor e que precisam ser revistas.
5ª Etapa: Mensuração de Resultados
Na etapa final, é importante definir indicadores que vão permitir analisar se após o mapeamento feito, a produtividade dos funcionários aumentaram e os desperdícios diminuíram.
Benefícios do mapeamento de processos
Os benefícios de se ter um mapeamento de processos bem estruturado na sua empresa são inúmeros. Abaixo listamos alguns interessantes, veja:
Gestão do conhecimento
Caso você administre um negócio, provavelmente já se deparou com a perda de informações quando um funcionário é afastado do seu estabelecimento. Muitas vezes centralizamos o conhecimento em pessoas e não na empresa em si, o que acaba gerando esse problema tão comum.
Trabalhar com registros evita esse tipo de empecilho, facilita o entendimento das atividades pelos novos contratados e ainda mantém seu padrão de qualidade sempre constante.
Redução de atrasos e custos
É comum que a fabricação de alguns produtos numa padaria leve um longo tempo para ser finalizado, o que gera atrasos nas entregas e até falta do produto a pronta entrega. Com o mapeamento de processos é possível identificar, na produção, formas de reduzir esse tempo de espera, já que você vai saber, e ter listado de forma simples e prática, todas as etapas da preparação. E, de quebra, a partir dessa análise ainda é possível identificar formas de reduzir custos.
Simplificação do fluxo de produção
Como uma padaria é rodeada de maquinários necessários para se produzir as saídas, e, muitas vezes um único produto acaba passando por diversos processamentos. Assim, há um vai e vem muito grande de pessoas e produtos no local, levando a produção de um lado pro outro constantemente até ser finalizada.
Isso gera um tempo de locomoção desnecessário, que poderia ser investido em outras tarefas e além disso também acaba sendo desgastante pro seu pessoal.
Portanto, tendo todos os processos definidos é possível ter um norte melhor de como rearranjar seus equipamentos no espaço de produção, evitando todos os problemas ditos acima. Desta forma, será possível obter melhores resultados no seu negócio!
Cuidados na realização de cada etapa
Antes de tudo, é muito importante se ater a alguns pontos quando for realizar o mapeamento dos processos na sua padaria. Vamos compartilhar alguns deles agora com você:
Primeiramente, é essencial deixar seus funcionários cientes do que vai acontecer e pedi-los para agir normalmente, como fazem em todos os dias de trabalho. Assim, o nível de confiança das informações que você está colhendo é maior. Afinal, muitas pessoas acabam fazendo suas tarefas de um jeito diferente do habitual quando há alguém observando para coletar os dados, o que faz o processo de mapeamento ser menos eficiente.
A próxima dica é seguir a risca aquilo que foi acordado no início do serviço. Se no começo o combinado foi fazer o mapeamento de X processos, então faça o mapeamento dos X processos. Não desista no meio caminho e também não acrescente trabalho.
Pra finalizar: Já anotou algo de um jeito bem simples no papel e disse pra você mesmo que depois se lembraria? Mas então quando precisou da informação não fazia ideia do que tinha escrito? Isso acontece com frequência em várias atividades da nossa vida e com o mapeamento de processos não é diferente. Então, tome cuidado com a quantidade de informações que você vai armazenar. Ser muito sucinto na descrição talvez não venha a ser vantajoso no futuro mas escrever demais também pode te embaralhar depois.
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