Antes de entrarmos no que é o gerenciamento de projetos é importante entender o que é um projeto. Segundo o Guia PMBOK, um livro conceituado que trata desse assunto:
“Projeto é um esforço temporário, ou seja, finito. Tem, portanto,início e fim bem determinados e empreendidos para se alcançar um objetivo exclusivo, ou seja, um resultado específico que o torna único.”
O que, em linhas gerais, significa que cada projeto é exclusivo, tem começo e término muito bem definidos, com recursos financeiros, de tempo, humanos e outros, limitados, com todas as atividades convergindo para um único e claro objetivo, que foi determinado inicialmente.
Enquanto isso, o Gerenciamento de Projetos, está associado à execução, controle e monitoramento do projeto, o que envolve a definição do cronograma, planejamento de custos, monitoramento dos riscos, entre tantas outras coisas, prezando por seguir tudo aquilo que foi planejado ao longo da execução do projeto.
Quer saber mais sobre o gerenciamento de projetos? Continue lendo e descubra:
- Estágios do gerenciamento de projetos
- Metodologias de gerenciamento de projetos
- Vantagens de se realizar o gerenciamento dos seus projetos
- Como executar o gerenciamento de projetos?
Estágios do Gerenciamento de Projetos
Um projeto é constituído de cinco fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. A seguir, descreveremos com mais detalhes como deve ser feito o gerenciamento do projeto em cada uma dessas fases.
1. Iniciação
Trata-se da fase inicial de qualquer projeto. Nela, o responsável deve analisar o projeto como um todo. Identificar os objetivos a serem alcançados, os problemas a serem resolvidos, identificar as necessidades e a viabilidade do projeto.
Também é preciso identificar os riscos, as restrições e a autorização para dar continuidade ao projeto. Sendo assim, nesta etapa, a diretoria deve estar convencida de que o projeto é viável e importante para a empresa.
Por fim, é nesta etapa que o gerente do projeto é escolhido e é desenvolvido o Termo de Abertura do Projeto, no qual são listadas as razões para ele acontecer.
2. Planejamento
Aqui, o responsável cria o escopo do projeto, o cronograma, define e ordena as atividades, faz a estimativa de custos, faz um levantamento dos riscos que envolvem o projeto, estipula o orçamento disponível, entre outras atividades.
Além disso, é preciso planejar o gerenciamento da qualidade, dos recursos humanos, das comunicações, dos riscos, das aquisições e das partes interessadas. É necessário, ainda, realizar uma análise quantitativa e qualitativa dos riscos relativos ao projeto.
3. Execução
É na fase de execução que o que foi planejado é colocado em prática. O gerente deve reunir sua equipe e gerenciá-la constantemente durante a execução das tarefas. Vale ressaltar a importância de se manter fiel ao planejamento.
No entanto, é comum ocorrerem imprevistos, mesmo com um bom planejamento, e deve-se estar preparado para lidar com isso. Será necessário criar novas metas ou modificar o cronograma, sempre tentando afetar minimamente o que foi previamente planejado. É imprescindível que o gerente de projeto saiba se comunicar com a equipe, sobretudo em caso de mudanças.
4. Monitoramento e Controle
Esta fase consiste em acompanhar o desenvolvimento do projeto e identificar qualquer necessidade de alteração de planos. Assim, o gerente deve fiscalizar cada processo da execução do projeto. Caso a equipe não esteja seguindo o planejamento de forma efetiva, ele precisa estar ciente e intervir.
5. Encerramento
O encerramento é a última fase de um projeto, onde ele é aceito e finalizado. Dessa forma, é necessário que o cliente assine o termo de encerramento do projeto, formalizando o seu término. Além disso, é importante apresentar um relatório final com as informações gerais sobre o trabalho da equipe e do projeto em si. Neste momento é aconselhado abrir espaço para dar e receber feedbacks da equipe de trabalho, abrindo espaço para melhorias futuras.
Metodologias de Gerenciamento de Projetos
Existem, atualmente, várias metodologias usadas no gerenciamento de um projeto. Cabe à empresa escolher qual se encaixa melhor à sua realidade. É possível, ainda, fazer adaptações nas metodologias originais e mesclar partes destas metodologias para criar uma personalizada para a sua companhia. A seguir temos algumas das principais metodologias de gerenciamento de projetos.
1. Agile
O processo Agile Project Management é um método que permite que os projetos sejam processados em pequenas fases ou ciclos. A metodologia é extremamente flexível e os projetos considerados dinâmicos se beneficiam desse processo, pois os gerentes de projetos tratam metas como sprints, onde o objetivo é adaptar-se constantemente às mudanças provenientes do feedback do cliente. É mais adequado para pequenos projetos de software constituídos por uma equipe bastante colaborativa ou um projeto que necessite de interação frequente.
2. Waterfall
A Metodologia Waterfall é uma abordagem tradicional e mais usada nos setores de fabricação ou construção. É um modelo linear para o gerenciamento de projetos, sendo que o projeto é dividido em sequências ou pacotes e o início de uma fase depende da finalização da anterior.
3. Scrum
No Scrum, o planejamento é apenas o suficiente para iniciar o projeto, uma vez que é baseado na metodologia Agile, que foi discutida anteriormente. É ideal para evitar atrasos no lançamento do produto, já que todo o processo foca na colaboração em equipe.
O master Scrum (pessoa da equipe de projetos que tem domínio do Scrum) facilita as sessões (sprints) que ocorrem no período de 1-3 semanas. O resultado é um processo iterativo que economiza tempo e capital significativamente.
4. Kanban
O processo de gerenciamento de projetos Kanban elimina os sprints e as metas que são atribuídas ao scrum e aos métodos tradicionais de gerenciamento de projetos. É um método de gerenciamento de projetos de agendamento simplificado, desenvolvido pela empresa Toyota na década de 1940.
A ideia é a entrega contínua, especialmente quando combinada com o Scrum. Utiliza-se um sistema de listas visuais que permite que a equipe do projeto conheça as tarefas do projeto em relação à sua quantidade e qualidade, assim como quando as tarefas devem ser realizadas e quem é o responsável por cada atividade.
Vantagens de se realizar o Gerenciamento dos seus Projetos
Adotar o gerenciamento de projetos na sua empresa é importante porque esse procedimento, independente da metodologia escolhida, traz foco para o serviço em questão e, com todo o planejamento prévio antes do início das atividades, deixa todas as perspectivas e objetivos bem definidos.
Tendo isso em mente saiba agora alguns benefícios trazidos pela aplicação do gerenciamento dos projetos:
Controle Financeiro
No início de cada novo projeto, há uma fase dedicada exclusivamente ao planejamento dos custos envolvidos naquele trabalho. Dessa forma, é possível ter uma previsão assertiva de todos os gastos que o projeto estará submetido ao longo da sua execução. Evitando, assim, despesas adicionais não programadas, ao passo em que se aumenta o controle dos custos e do lucro no projeto.
Cumprimento de prazos
É normal que várias atividades que nos propusemos a fazer sofram atrasos e sejam concluídas com um tempo superior ao que era esperado. Isso acontece porque é difícil se auto cobrar, e cumprir as atividades conforme foi estabelecido. Por isso, um dos grandes benefícios de uma gestão de projetos é o cumprimento à risca dos prazos que foram definidos.
O gerenciamento do tempo, feito pelo gerente de projeto, faz com que todos os envolvidos no projeto e suas atividades designadas sejam direcionados com base no cronograma que foi proposto, sem adições, a não ser que sejam estritamente necessárias.
Assim, a empresa que aplica o gerenciamento do projeto nas suas atividades têm um maior domínio dos seus recursos e estará sempre à frente dos imprevistos que podem atrapalhar o que se comprometeu a fazer.
Resposta rápida aos riscos e imprevistos
Com a descoberta das premissas para cada projeto se torna possível gerenciar melhor as mudanças que podem vir a ocorrer e elaborar planos de contingência para que, caso uma delas venha a se tornar verídica, haja uma resposta rápida, que não prejudique o andamento do projeto. Tendo, desta forma, um trabalho mais previsível e com alta visão estratégica.
Vamos tomar como exemplo a execução de um projeto de planejamento estratégico para uma hamburgueria: Neste trabalho, uma das premissas definidas foi a disponibilidade de encontros entre os contratados e os contratantes sempre que necessário, ou seja, foi suposto que haveria demasiada facilidade em marcar reuniões entre ambas as partes.
Porém, ao longo da execução, os contratantes se mostraram um tanto ocupados e de difícil contato. Mas, os contratados, por experiências anteriores, já haviam previsto que isso poderia vir a acontecer e elaboraram antecipadamente a estratégia de marcar todos os compromissos com um longo tempo de antecedência para que isso não atrapalhasse o cumprimento dos prazos do projeto.
Assim, os proprietários da hamburgueria poderiam se planejar para os encontros antecipadamente e a empresa responsável pelo projeto de planejamento estratégico não iria ter atrasos no cronograma elaborado ou enfrentaria outros problemas.
Satisfação dos clientes
Esse benefício nada mais é do que uma consequência de todas as outras vantagens listadas acima e outras mais. Um projeto que apresenta um bom controle financeiro, possibilita uma resposta rápida aos riscos e imprevistos, e que também cumpre os prazos, tende a atender as expectativas dos clientes, os deixando satisfeitos com o trabalho. Assim, aumenta-se a fidelização e até mesmo a recomendação da sua empresa para outras pessoas.
Como executar o Gerenciamento de Projetos?
Conheça um passo a passo simples para começar a implementar o gerenciamento de projetos na sua empresa:
1- Escolha a metodologia
Dentre as metodologias apresentadas acima, escolha qual delas você acredita que a sua empresa terá maior facilidade de se adaptar e trabalhar.
É importante frisar que não necessariamente o sistema escolhido deve ser aplicado para todos os projetos gerenciados pela empresa. É possível que, em alguns casos, a metodologia recomendada seja a clássica, enquanto em outras o aconselhado seja o uso da ágil. Há ainda aqueles que se propõe a utilizar um modelo híbrido, mesclando entre 2 ou mais formas de gerenciamento.
2- Defina indicadores
Os indicadores são métricas usadas para acompanhar o andamento de qualquer atividade, tornando possível para a empresa saber como vai o progresso do projeto de diferentes ângulos.
Alguns dos indicadores mais comuns são os financeiros, que comparam o quanto o custo real se aproxima do custo planejado em dado período de tempo. Outra medida muito utilizada é a de tempo, que mostra o quanto o projeto já foi concluído comparado ao que já deveria ter sido finalizado.
Dessa forma, com esse acompanhamento metódico, se torna simples enxergar desvios da idealidade e propor soluções para que o projeto volte ao programado.
3- Faça revisões
Caso se perceba que algo que foi elaborado está muito divergente da realidade do projeto, é importante estar aberto a mudanças e revisões no planejamento.
É um erro comum que muitos cronogramas sejam elaborados com um prazo de execução menor do que o necessário. Daí, durante a averiguação dos indicadores de tempo, por exemplo, haverá acusação de atrasos.
Portanto, caso essa ou outras situações se mostrem verdadeiras no seu projeto, a equipe pode vir a alterar o calendário. É importante ter ciência de que todo o planejamento pode estar sujeito a adaptações e que modificações não são inevitáveis.
4- Utilize programas de Gerenciamento de Projetos
Hoje, há disponível na internet uma gama de softwares de gerenciamento de projetos, que vão desde aqueles utilizados para elaboração do cronograma, quanto os voltados para o acompanhamento da execução.
Busque alguns desses programas, faça testes e veja quais se adequam mais ao estilo da sua empresa.
Assim, você terá um amparo da tecnologia desde as fases iniciais até a conclusão das atividades.
5- Designe um Gerente de Projetos
Busque um gerente de projetos que se adeque àquele serviço, se identifique com as atividades e tenha os conhecimentos prévios necessários para um bom desenvolvimento do trabalho. Desse modo, a equipe terá sinergia e será bem guiada para a execução.
Se ainda ficou com alguma dúvida sobre o assunto, entre em contato conosco!
