Um Fluxograma de Processos consiste na representação, através de símbolos ou figuras geométricas, do fluxo das etapas pertinentes a um processo produtivo. Dessa forma, cada segmento é expresso por elementos geométricos característicos interligados por setas que direcionam, do início ao fim do processo, o caminho a ser percorrido.
Seu uso é bastante importante para a gestão das informações e atua como um dos desenvolvimentos para o mapeamento dos processos da empresa, além de aumentar o desempenho e a qualidade dos mesmos. Portanto, utilizar um Fluxograma torna as informações mais fáceis de serem visualizadas e proporciona maior entendimento na identificação dos materiais, recursos e serviços envolvidos.
Além disso, o Fluxograma de Processos possui os próprios padrões gráficos, com características visuais que devem ser atendidas para a sua correta confecção. Portanto, tome cuidado pois nem todo desenho será considerado um Fluxograma efetivamente.
Para ajudar a reconhecer o melhor momento para se utilizar o Fluxograma de Processos na sua empresa levantamos alguns pontos, tais como: necessidade de se conhecer o fluxo de atividades e como elas estão relacionadas; levantar todo o desenvolvimento do processo, ou seja, seu início, meio e fim; otimização do processo a partir da identificação dos problemas e aplicação de melhorias, obtendo melhores ganhos de produtividade;
Fazendo um Fluxograma de Processos
Primeiramente, vale ressaltar que um fluxograma é formado por 3 etapas: o início, que consiste nas entradas e os assuntos a serem considerados durante o planejamento; em seguida, temos o processo em si, que engloba todas as operações; e, por último, temos o fim, que consiste nos resultados gerados durante o processo.
Sendo assim, para fazer um fluxograma é necessário:
1. Definir o processo que será esquematizado: é preciso decidir qual processo será mapeado.
2. Definir o escopo do processo: é preciso definir onde ou quando iniciar o processo, onde ou quando finalizar, qual o nível de detalhamento requerido, para quem a entrega deve ser realizada e o que você necessita extrair desse processo.
3. Levantar as atividades: debater as atividades que acontecem durante os processos, organizando-as da maneira mais adequada possível.
4. Desenhar os símbolos: é necessário desenhar corretamente os símbolos, incluindo o desenho de setas que mostrem o fluxo do processo, para que o mesmo fique claro.
O significado dos símbolos de um Fluxograma de Processos
Segue abaixo o significado de alguns símbolos padronizados.
Tipos de Fluxogramas de Processos
a) Diagrama de Blocos
É o tipo mais simples de fluxograma. Ele é composto somente por blocos e não envolve pontos de decisão, servindo como um sequenciamento de um processo. Assim, muitas vezes ele é usado em instruções de trabalho (ITs) simples ou até como uma representação mais macro de processos.
b) Fluxograma de Processos Simples
É semelhante ao Diagrama de Blocos, entretanto, há pontos de decisão. Ou seja, ele mostra a sequência de funcionamento em processos que dependem de uma condição para executar um determinado tipo de tarefa.
c) Fluxograma Funcional
Divide os processos entre as áreas e departamentos. É um tipo de fluxograma muito utilizado para processos que não se restringem a uma única área ou departamento. Nele se inclui também os responsáveis por cada fase, isso faz com que ele possa até indicar gargalos no processo.
d) Fluxograma Vertical
Também denominado “Diagrama de Processo”, ele possui um formato diferente dos anteriores. É composto por símbolos e padrões estabelecidos em colunas verticais. Ele fornece mais rapidez em seu preenchimento, maior clareza na interpretação e facilidade de leitura.
Algumas dicas importantes
Existem alguns sites especializados na elaboração de Fluxogramas. Eles oferecem uma gama de ferramentas que trabalham dentro da formatação exigida e tornam mais simples a construção das ideias. Além disso, algumas ferramentas do pacote Office da Microsoft oferecem também algumas ferramentas que permitem o desenvolvimento de Fluxogramas, como o Visio, Power Point e Word. São alguns dos sites: Gliffy, Lucid Chart, Draw.io e Cawemo.
Por fim, daremos algumas dicas de boa conduta para melhor direcionar no processo de elaboração de um Fluxograma e realizá-lo da melhor forma possível.
1 – Faça uso dos ícones específicos para o Fluxograma: como informado acima neste blog, todo fluxograma será um tipo de desenho mas nem todo desenho será um fluxograma. Portanto, utilizar a representação adequada irá garantir que todos irão compreender o que foi esboçado.
2 – Utilize a seta para expressar um fluxo único: procure manter o fluxo lógico do processo pautado e segmentado em uma flecha e utilize duas ou mais apenas para a possibilidade de tomadas de decisões. Dessa forma pode-se evitar ambiguidade ou um fluxo errôneo vinculado ao processo.
3 – Mantenha de forma explícita o início e fim do seu processo: saber de onde está saindo e onde se quer chegar é fundamental para o melhor desenvolvimento do caminho da qual o processo irá percorrer.
4 – Procure manter a mesma formatação dos ícones: ao deixar os ícones padronizados a leitura se torna mais fluída e o repasse de informações mais clara. Modificações que podem vir a ser interessantes são as na coloração, por exemplo, para distinguir as partes de interesse.
Para maiores informações, não perca tempo! Entre em contato com um de nossos especialistas e entenda como o Fluxograma de Processos trará as melhorias necessárias para a sua empresa.
