Todo empresário lida diariamente com o processo de tomada de decisões que, se bem pensadas e adotadas, irão permitir o crescimento e a minimização de problemas dentro de sua empresa. Visto o cenário competitivo do mercado atual, uma gestão capacitada em adotar soluções inteligentes é fundamental para esse processo. A gerência de uma empresa abrange todas as áreas da organização, em destaque a financeira, de modo a realizar seu planejamento em curto, médio e longo prazo, além de atingir, paralelamente, o máximo de retorno financeiro possível e o mínimo de desperdício.
Como sabemos que não é possível exercer controle sobre aquilo que não se tem conhecimento, a análise minuciosa de como ocorrem os custos dentro da empresa é fundamental para garantir uma boa gestão financeira da empresa. É dessa maneira que a contabilidade gerencial disponibiliza a metodologia de análise de custos.
Como é feita uma análise de custos?
Já entendemos que a análise de custos é uma ferramenta extremamente importante para a gestão financeira e do negócio como um todo, certo? Agora, vamos entender melhor o que é e como ela funciona.
Basicamente, análise de custos é uma ferramenta gerencial que tem como foco a análise de todo custo incorrido no processo de produção. Ela visa garantir ao gestor/empresário o conhecimento pleno dos custos e despesas do negócio e como eles estão distribuídos. Consequentemente, isto auxilia no processo de tomada de decisões e permite elevar o grau de competitividade do seu negócio. Funciona através de sistemas de custeio, e cada um deles possui seus próprios princípios e métodos, que são estrategicamente escolhidos quanto ao estilo do negócio. É com uma análise eficiente, através da escolha da metodologia certa que torna-se possível a determinação do preço de venda para produtos fabricados, comercializados ou serviços prestados.
Vale ressaltar que a análise de custos fornecerá resultados que influenciarão diretamente no planejamento da empresa e nos decorrentes processos de tomada de decisão. Dessa maneira, deve ser realizada com cautela e estritamente por quem tem domínio dessa metodologia. Uma vez que se mal elaborada, pode interferir negativamente nos resultados almejados, afetando lucros e custos e, consequentemente, gerando perda na produtividade.
Benefícios esperados com uma análise de custos
E quais são os benefícios de se realizar uma análise de custos no seu negócio?
Os resultados e dados que serão coletados após uma boa análise de custos determinam quais os próximos passos devem ser tomados. Uma boa análise possibilita assertividade, confiança e agilidade nesse processo uma vez que torna-se mais fácil a identificação de falhas ou custos que devem ser otimizados, por exemplo.
Como assim? Imagine um exemplo de uma padaria. Após contratar o serviço de análise de custos, descobriu que o preço cobrado por cada pão não comportava os custos com fornecedores e seria uma estratégia interessante cobrar por quilo, ao invés de unidade. Essa estratégia só foi adotada pelo gestor após ter identificado o problema por meio de dados que o comprovem e previssem uma solução, por meio da análise de dados. Ele não teria tomado essa decisão de maneira rápida, assertiva e segura se não tivesse os dados necessários para tal. A análise de custos garante, acima de tudo, uma base sólida e visão estratégica para mudanças que devem ser feitas na organização.
Mas os benefícios não param por aí. Neste exemplo, vimos a otimização de custos e aumento do lucro. Porém, além disso, a análise de custos permite a melhor alocação de recursos, planejamento financeiro mais efetivo, entendimento da margem de contribuição de seus produtos, classificação mais precisa dos custos e maior precisão de dados.
E não se esqueça que todos esses benefícios ultrapassam as barreiras do financeiro e atingem todas as áreas dentro de uma organização, ok? A análise de custos é uma ferramenta da contabilidade mas que, ao adotar em sua metodologia a visão sistêmica, impacta todo o negócio.
- Veja também: O que é Estudo de Viabilidade Econômica?
Como elaborar uma análise de custos?
Para se elaborar uma boa análise de custos, inicialmente deve-se determinar qual o método de custeio será adotado. Alguns dos principais métodos de custeio são o custeio por absorção, o custeio baseado em atividades (ABC) e o custeio direto ou variável. Vamos entender cada um deles antes de seguir?
Custeio por absorção
Quando se aplica o método de custeio por absorção para analisar os custos de um produto, considera-se como componente do custo do produto, todos os custos fixos, variáveis, diretos e indiretos. Desta forma, é necessário estabelecer relações e desenvolver cálculos para que o rateio aconteça de forma correta.
Por exemplo, se o custo com energia elétrica de determinada fábrica de automóveis é de R$10.000,00 por mês com um consumo mensal de 500 kWh e sabendo-se que para produzir um único automóvel gasta-se 0,5 kW e 25 horas, conseguimos calcular o custo de energia elétrica para a produção de um único automóvel. Neste caso seria o custo seria de R$250,00 por automóvel. Logo este valor de energia elétrica, que é um custo fixo, é considerado no cálculo do custo do produto – no nosso caso, o automóvel.
Custeio por atividades (ABC)
O custeio por atividades (ABC), como o próprio nome sugere, tem seu foco no processo do desenvolvimento de um produto e não no produto final. O custeio ABC é realizado através da determinação de todas as atividades que compõem o processo produtivo para a elaboração do produto em questão. Com as atividades em mãos, analisa-se o quanto cada atividade consome dos recursos da empresa. Assim, como resultado deste custeio, tem-se os custos de cada atividade com a descriminação dos recursos utilizados em cada uma delas.
Para exemplificar o custeio por atividades, podemos considerar uma fábrica de chocolates que produz unicamente barras de chocolate ao leite. Neste custeio, não determinaremos o custo de produção de cada barra de chocolate, mas sim o custo de produção de cada operação do processo de produção destas. Algumas das operações do processo produtivo do chocolate são a secagem, torragem, trituragem, prensagem, etc. O custo de cada operação, ou atividade, de tal processo é elencado utilizando-se este método de custeio.
Custeio direto ou variável
Já o método de custeio direto ou variável considera apenas os custos diretamente ligados à produção de um produto e que variam de acordo com a mesma. Como assim? Para uma padaria produzir um único pão, ela irá gastar, por exemplo, R$5,00 com trigo. Porém para produzir 100 pães, o custo com trigo pode ser de R$430,00, totalizando o custo de R$4,30 por pão. Neste exemplo é possível notar que o custo varia de acordo com o volume de produção e é exatamente esse o objetivo de se analisar os custos da sua empresa com base no custeio direto.
Logo, sabendo o método de custeio que mais se adequa para a sua realidade, parte-se para a coleta de dados. Cada método irá exigir um tipo de coleta, de acordo com as suas especificidades. Por isso, é importante definir o método e entender como aplicá-lo para realizar uma coleta assertiva dos dados.
Feita a coleta e com os dados em mãos, parte-se para a tabulação dos dados. Nesta etapa pode-se utilizar ferramentas facilitadoras, como por exemplo o Microsoft Excel, que auxilia na criação de planilhas. Com os dados tabulados é realizado o rateio dos custos, que também ocorre de acordo com o método de custeio escolhido.
O resultado do rateio dos custos é o custo unitário de produção de cada produto. Através deste dados é que são feitas as análises relacionadas aos custos. Dentre as análises, temos: análise de volumetria, cálculo da margem de contribuição de cada produto, cálculo do ponto de equilíbrio e cálculo da margem de segurança. No tópico a seguir comentaremos um pouco mais sobre cada uma delas.
O que fazer com os resultados da análise de custos?
Fiz minha análise de custos, tenho em mãos a margem de contribuição de cada produto, a análise de volumetria, o ponto de equilíbrio e a margem de segurança. Mas e agora, o que faço com essas informações? Antes de mais nada, para entender como utilizar os resultados da análise de custos é importante que entendamos o que são cada uma destas variáveis de saída.
Análise de volumetria
A análise de volumetria, também conhecida como Análise Custo/Volume/Lucro é uma análise onde são feitas diversas variações no volume de vendas e de produção para entender como tais variações afetam os custos e o lucro da empresa. Assim, pode-se ter vários cenários analisados, de forma a se chegar no nível de custos e lucros desejado. Esta análise pode te ajudar a definir melhor qual o volume de produção é ideal para a sua empresa, como reduzir custos de produção e aumentar o lucro.
Margem de contribuição
Já a margem de contribuição de cada produto é o resultado da subtração do preço de venda do produto pelo custo de produção do mesmo. Com ela, é possível se ter uma ideia dos ganhos que cada produto está trazendo para a empresa. Através da margem de contribuição, muitas vezes o empresário pode descobrir que na verdade não está ganhando com a produção de um produto e sim, tendo prejuízo com o mesmo! Já viu que é uma análise importante de se ter em qualquer empresa, certo? Por meio do resultado da margem de contribuição o empresário pode definir se deixa de produzir algum produto, se precisa reduzir os custos de produção de outros produtos ou se precisa aumentar o preço de venda.
Análise do ponto de equilíbrio
A análise do ponto de equilíbrio visa identificar o ponto ótimo de produção. Este é o número de produtos que devem ser produzidos para que o lucro e os custos se igualem, de forma que qualquer volume de produção acima do ponto ótimo, gera muito mais lucros para empresa e não afeta significativamente os custos de produção. Este resultado da análise de custos te ajuda a entender o nível mínimo de produção que é viável para a sua empresa. Assim, se a sua empresa estiver produzindo menos do que o ponto ótimo de produção, ela estará tendo mais custos do que lucros.
Margem de segurança
Por fim, a margem de segurança nos mostra o quanto a produção pode cair até atingir o ponto ótimo. É uma ferramenta de monitoramento e controle que dá ao empreendedor um panorama para tomada de decisões em momentos de crise. Por exemplo, com ela é possível conhecer onde os recursos de produção são escassos e a produção precisa ser reduzida.
Por que contratar uma consultoria para realizar a sua análise de custos?
Neste conteúdo vimos desde os benefícios de uma análise de custos para uma empresa, até como elaborá-la e o que fazer com seus resultados. Até aqui, entendemos que a elaboração de uma análise de custos pode ser uma tarefa complexa. É necessário entender sobre os métodos de custeio, para assim conseguir realizar coletas de dados assertivas e então, desenvolver uma análise completa e que expresse o cenário real da empresa.
Por isso, é de suma importância que se contrate um profissional qualificado para realizar tal trabalho. Na Soluções, há quase 20 anos executamos o projeto de análise de custos, auxiliando pequenas e médias empresas em sua gestão financeira e facilitando a tomada de decisões dos gestores. Caso tenha interesse em conhecer um pouco mais sobre a consultoria em análise de custos e os projetos que realizamos na área de gestão financeira, entre em contato com um de nossos especialistas!
