Lean Six Sigma: Como Otimizar Seus Processos

Lean Six Sigma: O que é?

No mundo dos negócios, as empresas estão sempre em busca de maximizar seus lucros e ter cada vez mais riqueza. Uma das estratégias mais utilizadas para isso é a otimização dos processos produtivos, ou seja, a melhoria na eficiência do processo como um todo, e a redução dos desperdícios na linha de produção. Surge então o Six Sigma, uma metodologia focada em aumentar a qualidade de um produto e diminuir os desperdícios, através da redução na variabilidade dos processos. Além do foco em adequar os produtos aos padrões de qualidade, o Six Sigma também atua na otimização dos processos, garantindo uma produção mais estável, padronizada e, inevitavelmente, de maior qualidade.

Além do Seis Sigma, o Lean Manufacturing (traduzido como: Manufatura Enxuta) se destaca como outra metodologia atuante na otimização de processos, trazendo a análise e redução dos 8 desperdícios Lean. Essa ferramenta age de tal maneira a eliminar os processos e atividades que não agregam valor ao produto final, e principalmente ao cliente, sendo este o foco principal da operação produtiva. 

Juntando as duas metodologias, chegamos então no Lean Six Sigma, uma “nova” ferramenta que agrupa os conceitos do Six Sigma com os princípios do Lean Manufacturing, e busca reduzir a variabilidade dos processos e aumentar a eficiência produtiva das empresas.

Como otimizar os processos empresariais?

O programa Lean Six Sigma utiliza diversas ferramentas para atingir os objetivos estabelecidos. Essas ferramentas estão relacionadas com a otimização de processos empresariais e atuam diretamente na organização e estruturação da empresa. A seguir, citaremos 3 ferramentas que a metodologia Lean Six Sigma usa:

Kaizen

A palavra Kaizen é de origem japonesa e tem como tradução: “Melhoria Contínua”. Como o próprio nome diz, essa ferramenta busca sempre melhorar os processos, sistemas e operações dentro de um processo de produção. Os focos do Kaizen são:

• Obtenção de lucro para a empresa.
• Cultura participativa dos funcionários.
• Melhorias ditadas pela necessidade.
• Eliminação de desperdícios.
• Proporcionar satisfação aos clientes.

Programa 5S

Assim como dita o Lean Manufacturing, o 5S busca atuar na qualidade de uma empresa, com foco na melhoria do ambiente de trabalho e na produtividade da corporação. Além disso, existe também o 5S digital que se baseia nos mesmo princípios do programa 5S, e traz a tecnologia como um catalisador no processo de implementação do programa, visto que agiliza muitos dos processos realizados no 5S comum.

O programa 5s se dá na aplicação de cinco sensos:

1. Seiri – senso de utilização.
2. Seiton – senso de organização.
3. Seiso – senso de limpeza.
4. Seiketsu – senso de conservação.
5. Shitsuke – senso de autodisciplina

Ciclo DMAIC 

Essa ferramenta se destaca como uma das principais do Lean Six Sigma e é representada pela sigla DMAIC, que significa Define (Definir), Measure (Medir), Analyze (Analisar), Improve (Melhorar) e Control (Controlar). Por ser um ciclo, as etapas devem seguir a ordem estabelecida e, caso o objetivo final (melhoria) não seja atingido, use o ciclo novamente, repetindo-o até que a melhoria se torne realidade na empresa. As etapas para aplicar o ciclo DMAIC são:

1. Define (Definir): nesta etapa é estabelecido o objetivo que se espera do projeto. Recomenda-se a participação de toda equipe;
2. Measure (Medir): trata-se do levantamento das causas potenciais do problema e do estabelecimento das prioridades segundo uma análise da base de dados;
3. Analyze (Analisar): diz respeito à identificação das causas raízes (conhecidas como X vitais), que afetam o processo de maneira significativa e provocam variação no resultado de interesse (variável Y);
4. Improve (Melhorar): indica-se uma solução adequada para implementação através de um Plano de Ação e checa-se impacto e resultados obtidos com as melhorias implementadas;
5. Control (Controlar): deve-se monitorar os resultados obtidos e estabelecer controles que permitam a sustentabilidade dos resultados.

Níveis de certificação

O Lean Six Sigma possui certos níveis de evolução na sua implementação. Para aplicar a metodologia da melhor maneira, os indivíduos em cargos gerenciais devem compreender claramente todos os níveis. Já os funcionários operacionais não precisam conhecer todos os graus do Lean Six Sigma. Dividimos esses graus em “belts” ou faixas, semelhantes às do judô, que indicam o nível dentro do Seis Sigma. Temos:

• Lean Six Sigma White Belt: Direcionado para profissionais do nível operacional, para que eles tenham um conhecimento básico sobre projetos Six Sigma, e possam oferecer suporte para os níveis superiores do Lean Six Sigma.
• Lean Six Sigma Yellow Belt: Indicado para profissionais do nível tático da empresa. Muitas vezes eles não possuirão o pleno conhecimento sobre o processo, mas poderão fornecer ajuda para os profissionais green belt e black belt,
• Lean Six Sigma Green Belt: Esse nível foi feito para profissionais que atuam como supervisores na empresa, como administradores e engenheiros. Eles possuem maior conhecimento sobre o Lean Six Sigma e se dedicam à otimização de processos, assim como à melhoria contínua.
• Lean Six Sigma Black Belt: O penúltimo nível é direcionado à profissionais que ocupam cargos de liderança dentro da empresa, e dedicam seu tempo totalmente na implementação do Lean Six Sigma dentro da corporação.
• Lean Six Sigma Master Black Belt (MBB): O nível mais alto dentro da metodologia tem como função implementá-la dentro da empresa. Esse profissional deve possuir o conhecimento total sobre a metodologia, sendo capaz de adaptá-la à empresa, e de construir estratégias para a melhor aplicação do Lean Six Sigma dentro da corporação. 

Como aplicar da melhor maneira o Seis Sigma?

Entendendo a funcionalidade dessa metodologia, é necessário dar o passo seguinte. É de suma importância que os líderes compreendam sua funcionalidade e estejam estrategicamente alinhados. Entretanto, o Lean Six Sigma possui diversas certificações em que irão agregar na equipe responsável pela implementação dessa melhoria contínua (White, Yellow, Green e Black Belts), fazendo com que seus colaboradores possam auxiliar os seus respectivos superiores. 

Dado o passo inicial, procure implementar a metodologia DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) para orientar a execução dos projetos. Além disso, não se restrinja a uma única ferramenta, existem inúmeras que irão facilitar o seu trabalho e de sua equipe. Algumas delas são: 5S, Kaizen, PDCA, FMEA.

Continuando, envolva toda a equipe para garantir que a mudança seja bem recebida e implementada. Além disso, mantenha uma boa comunicação interna, esclarecendo todo o progresso e celebrando o sucesso, o que ajudará a manter o moral do grupo elevado e demonstrará o valor da metodologia. É imprescindível usar KPIs (Key Performance Indicators), pois eles permitirão avaliar o sucesso do projeto e suas falhas, possibilitando a realização de melhorias contínuas e a identificação de novas oportunidades de otimização.

Por fim, documente ou mapeie tudo o que a equipe do projeto fez, garantindo que as melhorias sejam mantidas ao longo do tempo. A partir do primeiro projeto, expanda para outras áreas da organização.

Quais são as seis etapas Sigma?

O Lean Six Sigma baseia-se na aplicação da metodologia do ciclo DMAIC, que em sua tradução literal significa: Definir, Medir, Analisar, Incrementar e Controlar.

• Definir: Essa etapa consiste em definir os problemas, os objetivos e as necessidades do projeto e/ou cliente.
• Medir: Aqui, deve-se realizar todo o mapeamento dos processos e a aplicação de KPIs, auxiliando a qualificar os problemas com base nos de seus resultados e desempenhos. 
• Analisar: Nesse momento, são feitas análises visando encontrar problemas, gargalos ou possíveis melhorias no processo. Pode-se utilizar de algumas ferramentas como Diagrama de Causa e Efeito (Diagrama de Ishikawa) e Análise de Pareto.
• Incrementar (melhorar): A partir da análise feita anteriormente, é possível desenvolver e implementar soluções para eliminar a raiz dos problemas e melhorias no processo. 
• Controlar: Essa é a última etapa, que visa monitorar as mudanças propostas para que elas sejam sustentadas ao longo do tempo e assim, possam garantir o objetivo.

Por fim, adicione a padronização ao Six Sigma. Documente para facilitar a implementação em outros setores. Produza POPs (Procedimento Operacional Padrão) e treine a equipe para garantir que a melhoria contínua se transforme em uma cultura organizacional.

Quais são as vantagens de se trabalhar com a Six Sigma?

Com a aplicação trabalhada dessa metodologia, a empresa sofre impactos positivos quase que imediatos. Destaca-se o controle de qualidade, este que ajuda a evitar desperdícios e um desvio padrão dos produtos produzidos, resultando em uma maior confiabilidade. Tem-se também a otimização de processos, eliminando retrabalhos, etapas desnecessárias e ineficientes, reduzindo tempo e custo do serviço. Assim, de forma subsequente, acontece uma redução nos custos comparado com a execução anterior a aplicação da Lean Six Sigma, sendo a produção mais precisa e econômica.

Além dos pontos supracitados, essa estrutura permite trabalhar com um maior foco nos resultados, utilizando métricas reais que permitem enfatizar em áreas que têm um maior impacto no faturamento da empresa. Da mesma forma, essas métricas permitem uma visão sistêmica e estratégica, o que, por sua vez, possibilita uma melhor tomada de decisão. Dessa maneira, o Six Sigma busca uma melhoria contínua dos processos e, consequentemente, promove uma cultura organizacional desejada, que é focada na eficiência, maior qualidade e competitividade no mercado.

Conclusão

Depois de tudo o que apresentamos, você consegue entender a importância do Lean Six Sigma? Essa metodologia irá mudar a forma como seus colaboradores enxergam os processos em que estão envolvidos e suas atividades subsequentes. Ainda, entende-se que ela vem para mudar a cultura organizacional da empresa, garantindo a sua sustentabilidade e o sucesso a longo prazo. Essa ferramenta é crucial para acompanhar o ritmo que o mercado exige, em qualidade e excelência. Para maior conhecimento acerca de gestão da qualidade e otimização de processos, clique no botão abaixo e marque uma reunião diagnóstica!