Você já enfrentou problemas com a produtividade e padronização de atividades e produtos na sua empresa? Sabe como o mapeamento de processos pode te ajudar? Então confira o conteúdo a seguir para descobrir!
Mapeamento de processos nada mais é do que a identificação da sequência lógica das atividades que constituem um processo e de outros elementos que fazem parte do fluxo de trabalho dentro de uma empresa ou negócio. Sabendo disso, vamos entender melhor alguns aspectos importantes a respeito desse projeto.
Objetivos do Mapeamento de Processos
Primeiramente, vamos falar sobre processos. Em uma empresa, os processos podem ser classificados em três tipos:
Processos Primários : também chamados de processos essenciais ou processos finalísticos; são diretamente relacionados à entrega de valor e satisfação do cliente.
Processos de Apoio: ou ainda, processos de suporte; acrescentam valor aos processos primários ou aos processos de gerenciamento.
Processos de Gerenciamento: ou processos de gestão; estão relacionados com a forma de gerenciamento empregada dentro da empresa e podem agregar valor tanto para os processos primários quanto para os processos de apoio.
Pensando nisso, o mapeamento de processos pode ser implementado para atingir diferentes objetivos, como, por exemplo:
- Compreender os processos: entender como os processos existentes dentro do negócio funcionam na prática;
- Melhorar os processos: realizar melhorias e/ou mudanças que tornarão o processo mais eficiente e/ou econômico;
- Documentar os processos: fornecer documentação padronizada e estruturada sobre o processo, que tem como principal função, capacitar colaboradores antigos e recém chegados;
- Padronizar os processos: garantir a execução padronizada dos processos e, consequentemente, obter o melhor retorno possível de cada atividade realizada;
- Transformar os processos: criar mudanças significativas em alguns processos, reestruturando-os completamente.
Importância do Mapeamento de Processos
O mapeamento de processos é constantemente utilizado para aprimorar e transformar processos, além de permitir delimitar funções e papéis dos colaboradores, encontrar gargalos, prever custos, estimar recursos e acompanhar o desempenho dos processos em questão.
Delimitar funções e papéis
O projeto de mapeamento de processos não estrutura somente as atividades que devem ser executadas. Ele também gera a relação das pessoas que constituem o processo, seja enquanto responsável ou participante. Assim, as obrigações de cada um daqueles dentro do processo ficam claras, o que é imprescindível para o bom entendimento de como o trabalho de cada colaborador influencia no dos colegas de trabalho e no funcionamento da companhia como um todo.
Encontrar gargalos
Gargalos são restrições de capacidade produtiva que geram um “engarrafamento” na linha de produção. Dessa forma, diz respeito a algum ponto do processo que não flui bem e, consequentemente, prejudica o andamento do restante das atividades. Com o mapeamento de processos, fica muito mais fácil perceber onde esses gargalos acontecem e, assim, remodelar o processo e melhorar sua performance.
Prever custos
O mapeamento de processos é responsável por dar visibilidade às entradas e saídas do processo, garantindo o equilíbrio da relação custo-benefício, algo indispensável para determinar se a implementação de um processo é viável ou não. Por fim, fica sob responsabilidade da empresa acompanhar quanto será gasto com a execução de cada processo e, caso necessário, buscar formas de otimizá-lo e torná-lo economicamente viável.
Estimar recursos
Por meio de uma descrição detalhada do processo fica mais fácil administrar materiais, recursos humanos e financeiros necessários para sua execução. Dessa forma, garante-se o fornecimento e disponibilidade de insumos adequados dentro da cadeia produtiva.
Acompanhar o desempenho
O mapeamento de processos permite medir como está a saúde do processo, porque possibilita a padronização das atividades. Uma vez que cada colaborador passa a executar o processo de maneira constante e padronizada, os indicadores não sofrerão com distorções e passarão a ser passíveis de comparações com meses anteriores.
Mapeamento de Processos na prática
Primeiramente, antes de entrarmos em um exemplo que envolva a aplicação do mapeamento de processos, é importante termos em mente dois conceitos importantes: BPMN (Business Process Model and Notation) e Fluxogramas de Processos. De forma geral, ambos são formas de notação da metodologia de mapeamento de processos e podem ser empregados quando se visa elaborar o mapa de processos da sua empresa.
BPMN
O BPMN exibe as informações através de ícones e formas padronizadas, elaborando, dessa forma, um diagrama ilustrativo com os dados que foram colhidos durante o mapeamento, englobando todas as partes envolvidas no processo e destrinchando suas funções em cada etapa.
Na imagem abaixo podemos ver a simulação de como teríamos um BPMN para o processo de pedido do cliente em um restaurante:
Fluxogramas
Já os Fluxogramas apresentam uma configuração semelhante ao BPMN, mas trazem como diferencial a apresentação de uma configuração mais simples e concisa, sendo, portanto, de uso recomendado quando os processos que se deseja mapear são descomplicados.
Observe como o mesmo processo acima seria exibido em um fluxograma:
- Para saber mais sobre Fluxogramas de Processos, confira: Fluxograma de Processos: o que é e como é feito
Perceba que, diferentemente do BPMN, o Fluxograma não tem uma definição clara dos responsáveis delegados para cada uma das etapas, e é por isso que, em muitos projetos de esquematização de processos via Fluxograma, vem acompanhado uma descrição de cargos a parte.
Alguns websites, como o Heflo, possibilitam a criação de BPMN gratuitos em sua plataforma. E, caso busque sites para esboçar fluxogramas, o Drawio possui um sistema de fácil uso e sem custo.
Vantagens do Mapeamento de Processos
Tendo entendido todos os pontos anteriores, elencamos abaixo algumas vantagens obtidas com a realização de um mapeamento de processos:
Gestão do Conhecimento
Empresas que não detém de processos bem mapeados podem se deparar com o empecilho de ter o todo o seu conhecimento retido em pessoas e não na organização. Dessa maneira, ocorrendo casos de ausência de algum funcionário chave, os demais não sabem como conduzir determinadas tarefas.
Entretanto, com a documentação atualizada, esse problema se ameniza, tornando todos os colaboradores aptos para aprender quaisquer atividades e posteriormente executá-la.
Aumento da Produção
Quando se destrincha todas as fases de alguma atividade se torna mais fácil visualizar possíveis melhorias que podem ser propostas para que se aumente a produção, o que pode ser feito, por exemplo, por meio da redução do tempo de execução de algumas ações ou diminuição de custos.
Padronização do Trabalho
É comum que em algumas instituições cada funcionário tenha sua própria forma de conduzir uma operação, o que pode gerar saídas de produtos diferentes.
Em uma hamburgueria, por exemplo, caso um dos chefs goste de deixar o bacon por 5 minutos no forno, enquanto outro prefira o tempo de 10 minutos, teremos 2 tipos de produtos parcialmente distintos entre si, o que, por sua vez, pode vir a causar insatisfação dos clientes, que se deparam com formas de preparo diferentes a cada ida no estabelecimento.
Assim, tendo a forma mapeada de como tratar o bacon, teremos sempre o mesmo nível de qualidade em quaisquer ocasiões.
Viu como realizar um mapeamento de processos é fundamental para atingir melhores resultados? Quer implementá-lo na sua empresa? Entre em contato conosco!
