Como o Programa 5S pode aumentar a produtividade no seu escritório

Você já deve ter ouvido falar do programa 5s e dos grandes impactos positivos que esta metodologia vem causando nas indústrias. Você sabia que esta metodologia pode ser aplicada dentro dos escritórios, ambientes administrativos e gerar melhorias muito significativas? Quer saber mais sobre essas melhorias ? Vamos te explicar como este programa pode aumentar a produtividade no seu escritório.

O programa 5s é uma metodologia que tem como objetivo organizar e tornar mais eficientes os processos, através dos chamados 5 sensos. São eles: Seiri, o senso relacionado a utilização. Seiton, que é o senso da arrumação ou organização. Seiso, o senso da limpeza. Seiketsu, que é a padronização, e por último o Shitsuke, que é o senso da disciplina. 

Esta metodologia vem fazendo sucesso no setor das indústrias. Já que a implantação dos 5 sensos, de forma correta, possibilita uma redução na utilização dos recursos, menores taxas de desperdício, maior rentabilidade econômica, maior controle da gestão da qualidade, entre outras melhorias.

É possível aplicar o programa 5s nos escritórios?

A metodologia dos 5 sensos ficou conhecida por sua grande aplicação nas indústrias de diferentes portes. Dessa forma, quando falamos sobre organização de processos, redução de desperdícios e melhoria de produtividade, pensamos imediatamente nas indústrias e nos processos de transformação de matéria prima em produtos finais, através de máquinas e trabalhos manuais. 

No entanto, é sim possível, e recomendável, aplicar o programa 5s nos escritórios e desfrutar de seus benefícios, fomentando a incorporação da cultura da qualidade. Dessa forma, pode-se alcançar uma melhor organização do ambiente, aumentando a eficiência no trabalho da organização. Para que seja possível esta implementação, é necessário que o ambiente administrativo seja mapeado pelos processos que ali são realizados. Isso é essencial, pois ao analisarmos os escritórios pelos processos, se torna mais fácil a aplicação dos 5 sensos que são necessários.

De modo geral, temos que o programa 5s ao ser implementado irá organizar melhor o ambiente, auxiliando na redução de complexidade dos processos e tornando mais eficientes a produção dentro dos escritórios.

Como aplicar a metodologia 5s nos escritórios?

A primeira forma de aplicar o 5s é fazer uma avaliação dos equipamentos e ferramentas que estão presentes no escritório. Avalie cada equipamento e analise se eles tem alguma funcionalidade efetiva na execução dos processos realizados naquele ambiente, caso contrário retire esse equipamento, de forma a deixar o ambiente mais espaçoso, limpo e organizado. Esta aplicação citada faz referência ao Seiri, senso relacionado a utilização. 

Outra aplicação possível é realizar uma multitarefa para planejar e organizar todos os documentos, ferramentas, materiais e recursos que são utilizados no dia a dia do escritório. Esta organização irá elevar a taxa de eficiência da produção do escritório, já que o tempo gasto para encontrar os recursos e documentos necessários será bem menor. Neste caso temos um claro exemplo do senso Seiton, de organização e arrumação.

Para este senso ainda é recomendável a separação de documentos por pastas de cores diferentes, nomes diferentes, locais demarcados e até um mapa demonstrando como está organizado os recursos no ambiente. 

Atualmente, o armazenamento de documentos em nuvem (drives) tornou-se comum e em diversos casos necessário para a sobrevivência da empresa no mercado. Nesse contexto, realizar a organização e a estruturação por esse senso são fundamentais na área digital.

O senso Seiso que é o senso de limpeza e podemos aplicá-lo com a elaboração de campanhas de conscientização dos funcionários para manter o ambiente limpo. Além disso, é necessário também que a manutenção dos equipamentos esteja sempre em dia, as impressoras com trocas de toners regulares. Dessa forma, o ambiente de trabalho estará sempre limpo e preparado para a realização dos processos necessários.

O senso Seiketsu, que diz respeito à padronização, faz parte da quarta etapa do 5s e tem sua aplicação muito focada na qualidade, uma vez que a padronização é fundamental para evitar desperdícios e retrabalhos. Além disso, para aplicar e manter, de maneira correta, os 3 sensos anteriores é essencial a aplicação do Seiketsu.

O senso Shitsuke trata-se de disciplina. Este senso é a última etapa do programa, não é à toa. Após aplicar as 4 primeiras etapas, precisa-se que todos os envolvidos no dia-a-dia da empresa tenham disciplina. Portanto, é essencial que estejam alinhados com a cultura e objetivo da empresa, a partir das definições do programa.

Por fim, pode-se observar que a aplicação do programa 5s em um escritório traz diversos benefícios, melhorando significativamente a organização da empresa, gerando assim resultados positivos, como: ambientes limpos, organizados e seguros, funcionários disciplinados consequentemente, aumento de produtividade.

Ademais, fazer um acompanhamento especializado durante toda a implementação do programa é de extrema importância. Assim, os resultados serão mais impactantes para a empresa e não haverá o risco de acarretar em decisões e conclusões inadequadas. Você pode encontrar mais detalhes sobre a aplicação do programa 5s em escritórios com a Soluções Consultoria.