Em um mercado cada vez mais competitivo as empresas precisam buscar por ferramentas que auxiliem no aperfeiçoamento de seus processos e garantam uma vantagem perante as demais empresas. O Ciclo PDCA é um exemplo de metodologia fundamental para otimizar a gestão do negócio, pois facilita a tomada de decisão e o alcance de metas. Além disso, possui vasta área de aplicação podendo ser utilizado em qualquer tipo de empresa.
O PDCA é uma ferramenta de gestão que tem como principal objetivo a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).
- Planejar
Essa é a etapa em que os problemas a serem resolvidos são analisados. É necessário elaborar um plano que pautado nas diretrizes estratégicas da empresa determine um caminho para resolver os problemas levantados. São estabelecidos também os objetivos e as metas do ciclo. É necessário mover esforços nessa primeira fase visto que quanto melhor for o planejamento realizado, melhores serão as metas atingidas.
- Executar
Após um planejamento cuidadoso, é hora de colocá-lo em prática conforme o previsto. Esta é a etapa mais importante do Ciclo PDCA, e deve ser acompanhada bem de perto para que em nenhum momento se desvie do que foi planejado.
- Checar
Nesse estágio as metas alcançadas e resultados obtidos são mensurados através dos dados coletados e do mapeamento de processos ao final da execução. A checagem pode ser feita de duas formas: junto com a execução, para ter certeza que o trabalho está sendo bem feito; ao final da execução, para uma análise mais abrangente que permita os ajustes e acertos necessários. O principal objetivo desta fase é detectar eventuais erros ou falhas. É preciso fazer um monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o previsto com o realizado, identificando gaps que podem ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria que podem ser adotadas futuramente.
- Agir
É o momento de corrigir as falhas identificadas na etapa anterior. É simultaneamente fim e começo, pois após uma análise detalhada do que tenha causado os erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito com novas diretrizes e parâmetros para se buscar uma melhoria contínua e ininterrupta. Em caso de todas as metas terem sido atingidas, esta é a fase em que se adota o plano aplicado como padrão.
Essas quatro etapas ajudam a entender não só como um problema surge, mas como ele deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências. Partindo do pressuposto de que é sempre possível melhorar, o Ciclo PDCA não possui fim. A cada ciclo concluído inicia-se outro, sucessivamente, até que seja possível encontrar um padrão mínimo de qualidade para atender às expectativas do cliente e tornar a empresa cada vez mais eficiente em seus processos.
A melhoria contínua ocorre quanto mais vezes o Ciclo PDCA for executado. A partir do momento que os processos são otimizados, os custos podem ser reduzidos e a produtividade aumentada. Se sua empresa conseguir se estruturar dentro das quatro etapas do PDCA, sem dúvidas ela terá maiores chances de alcançar seus objetivos.
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Texto em 06/11/2016
Escrito por Ana Paula Alves dos Santos
Gerente de Relações Públicas
